A cosa serve un ufficio stampa ?

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L’ufficio stampa è l’organo che diffonde notizie per conto di aziende, organizzazioni ed enti pubblici. La funzione di un ufficio stampa è prettamente giornalistica, pertanto non va confusa con l’attività di “relazioni con i media”. Le note ufficiali redatte da un ufficio stampa sono i comunicati stampa.

L’addetto stampa agisce a nome dell’organismo per cui lavora su tutti i temi che comprendono la comunicazione con l’esterno e, nel campo della Pubblica amministrazione, la comunicazione istituzionale.

L’addetto stampa fornisce informazioni ai media, quali gli eventi pubblici imminenti, le opportunità di intervista e le date promozionali e, nella Pubblica amministrazione, le realizzazioni e i provvedimenti emanati.

L’addetto stampa del nuovo millennio deve essere anche un esperto dei nuovi media, quali: social network, blog, newsletter, e le nuove tecnologie.

Rientrano tra i compiti dell’addetto stampa: diffondere i comunicati e il materiale informativo e promozionale alla mailing list di contatti, colloquiare con i giornalisti, mantenere i rapporti con i mezzi di comunicazione e monitorare sistematicamente la visibilità dell’azienda o del cliente sui media e da recente anche nei social.

L’addetto stampa è una fonte di informazione credibile ed autorevole per i giornalisti, inoltre deve fare da intermediario tra la realtà in cui lavora ed il mondo dei media.

La capacità dell’ufficio stampa è avere un approccio professionale nel caso in cui un’azienda debba affrontare situazioni di crisi, emergenze, scandali o altre situazioni negative (crisis management).

In queste occasioni, il compito degli addetti stampa è di comunicare in modo pro-attivo, trasparente ed efficace con i media, con un atteggiamento di disponibilità e apertura al dialogo, evitando il silenzio stampa.

L’obiettivo è cercare di favorire nel pubblico una percezione meno negativa di quanto accaduto, al fine di preservare la credibilità e la reputazione dell’azienda sul mercato.

Il lavoro avviene a ritmi spesso frenetici, senza orari, relazionandosi con i media, i committenti, i colleghi dello staff dell’ufficio stampa e con i responsabili preposti a mansioni differenti, per raccogliere materiale utile ai fini della comunicazione.

RIEPILOGANDO

Le principali responsabilità dell’addetto stampa sono:

Redigere comunicati stampa,
Diffondere le informazioni tramite la media-list,
Monitorare i media e preparare la eventuale rassegna stampa,
Organizzare conferenze stampa e altri eventi rivolti ai media,
Realizzare press kit, contenuti giornalistici, materiali di supporto e di approfondimento,
Coordinarsi con il Social Media Manager per postare contenuti rilevanti sui siti Social,
Mantenere buoni rapporti con agenzie di stampa, giornalisti, bloggers…
Gestire e aggiornare la mailing list dei contatti,
Partecipare a eventi, convegni, conferenze del settore nel quale si lavora, a trasmissioni televisive e radiofoniche, ecc.

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COSA ACCADE SE MANCA L’UFFICIO STAMPA?

L’ufficio stampa è l’intermediario fra due interlocutori e, nel caso che manca la sua figura, accadono due fatti inconfutabili:

1. I media – giornali, blog, portali web, ma anche passaparola reali e sulla rete – non parleranno affatto ed il silenzio è la cosiddetta ‘morte’ di quell’azienda, ente, ecc.

2. I media parleranno lo stesso, ma sarà più difficile monitorare la qualità delle informazioni, controllarle e verificarle nel caso di fatti o commenti negativi.

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ALCUNI ESEMPI PRATICI

Nell’agosto del 2017 un corteo di suprematisti bianchi ha manifestato nelle strade di Charlottesville, negli Stati Uniti, con in mano delle bandiere naziste e delle torce.

A differenza delle torce usate tradizionalmente nelle parate del Ku Klux Klan, queste erano comuni torce da giardino di una famosa marca americana. Non una buona pubblicità, per l’azienda, e di fronte a una platea non nazionale, ma mondiale.

Il giorno dopo l’azienda ha pubblicato su Facebook un post semplice di poche righe, ed a seguito di esso i commenti furono all’80% positivi.

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Quando le scelte strategiche di un brand determinano flame social e critiche su numerose testate è necessario affrontare il processo di crisi mettendo in campo degli accorgimenti ben precisi.

Prendiamo il caso di un ente associativo del Nord la quale non è riuscita a risolvere un problema di una filiale locale, lasciando il segretario in brache di tela, ovvero in mano ai carnefici (tanto per dare l’idea della situazione). Ma andiamo per gradi.

La filiale di una associazione presso una località XX ha un parco in gestione, indi per cui l’utilizza per noleggiarla a terzi. I proventi sono spesso destinati ad opere sociali, umanitarie, assistenziali, ecc.

Le feste risultano rumorose, con musica assordante, oltre i limiti dei decibel consentiti. Ci sono quindi numerose lamentele. Sorge un comitato contro la filiale dell’associazione.

Il Segretario inizialmente non dà ascolto alle lamentele ed esse arrivano nei social ed al Presidente dell’Associazione Nazionale ZX.

A questo punto che cosa accade ?

Il Presidente informa per tramite del suo segretario nazionale, il segretario locale nel migliorare la situazione, sapendo che le feste sono fonte importante di sostentamento di varie realtà sociali.

Il segretario locale, preso atto di quanto ricevuto dal segretario nazionale, comunica ai soci la situazione e diminuiscono le feste, cambiando gli orari ed i giorni, escludendo la domenica.

Purtroppo tale azione non soddisfa chi ritiene ancora rumoroso la presenza nel parco di numerose famiglie festanti e gioiose, quindi ricorre ai giornalisti e alle tv gossip che spuntano come funghi; quindi per vendere copie ed avere audience si creano storie anche inventate.

Che cosa fa l’ufficio stampa dell’associazione nazionale ? Informa il segretario locale di non rilasciare interviste, non rispondere alle provocazioni sui social, nel contempo cercare un feedback con i locali per risolvere il problema.

Secondo VOI i consigli forniti dal segretario nazinale a quello locale sono stati utili? Hanno fatto in modo di cessare i pruriti di chi voleva il parco vuoto e senza feste ?

Dunque:

Prima di tutto la mancanza di feedback del segretario nazionale con i media ha generato una mancanza di ‘verifica’ per controbilanciare la versione dei fatti, tant’è che c’è chi nei quotidiani ha aggiunto eventi improbabili e assurdi (non stiamo a scrivere cosa, lasciamo alla immaginazione).

Secondo la mancanza di feedback con la stampa ha inasprito l’ego dei giornalisti, compreso quelli di gossip, e di conseguenza hanno calcato la mano (eventi assurdi e improbabili).

Terzo, il comportamento del segretario locale non è riuscito a risolvere nulla con il feedback svolto nei cittadini locali, inasprendo ancor di più i loro animi già di per sé provati dal complesso di tutto, compreso le carciofate scritte dai media locali.

Che cosa invece doveva essere fatto ?

Prima di tutto il segretario nazionale doveva demandare all’ufficio stampa di risolvere la situazione di crisi almeno con i giornalisti.

Secondo non doveva lasciare in brache di tela il povero segretario locale, ma prendersi la responsabilità di agire a tutela in primis della immagine associativa nazionale e locale.

Terzo fare una conferenza stampa per chiarire e controbilanciare la veridicità dei fatti, portando documentazione appropriata su quanto era necessario per evitare che poi i media diventassero fonte di azione legale da parte dei cittadini locali.

Concludendo…sono tanti i casi che hanno visto brand gestire la comunicazione di crisi senza dare la loro versione dei fatti, eventualmente per tramite di un legale, scusandosi, per evitare poi danni alla reputazione.

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FONTI TESTI SOPRA INSERITI

1. https://it.wikipedia.org/wiki/Ufficio_stampa

2. https://www.jobbydoo.it/descrizione-lavoro/addetto-stampa

3. https://editoriaimmagine.it/blog/cosa-fa-un-ufficio-stampa

4. https://pmcomunicazione.com/aziende-e-ceo-cosa-fare-quando-non-si-ha-un-ufficio-stampa/

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